Zusendung von Schriftstücken

Das sollten Sie zur sicheren Zusendung von Schriftstücken wissen:

Bei der Übersendung von Schriftstücken für Ihre Heizkostenabrechnung gibt es einiges zu beachten. Worauf Sie achten müssen, haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Fristen und Informationszwang

Eine Abrechnung muss dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsfrist zugegangen sein. Anderenfalls ist der Anspruch des Vermieters verwirkt. Wenn Sie Messtechnik mieten, müssen Sie Ihre Mieter darüber informieren. Ihre Mieter haben nach dem Zugang dieser Informationen einen Monat Zeit, sich dazu zu äußern. Auch bei Modernisierungen müssen Sie Ihre Mieter vorher informieren.

Beweisbarkeit des Zugangs

Die Gerichte beschäftigen sich immer wieder damit, ob ein Dokument dem Empfänger wirklich zugegangen ist. Das muss der Vermieter vor Gericht beweisen. Dem Empfänger kann nicht zugemutet werden, dass er das Risiko für den Zugang eines Briefs tragen soll. Einen Beweis, dass er das Schriftstück nicht bekommen hat, wird er auch nicht führen können. Wie gestalten Sie als Absender den Zugang von wichtigen Informationen also beweisbar?

Einwurfeinschreiben genügt nicht!

Schicken Sie Dokumente per Einwurfeinschreiben, kann der Empfänger behaupten, dass er das Schriftstück nie erhalten hat. Beim Nachweis der Post, dass die Unterlagen eingeworfen wurden, bleibt nämlich ungeklärt, in welchem Haus und in welchem Briefkasten der Brief gelandet ist. Doch auch wenn der Beweis, dass der Brief im richtigen Haus in den richtigen Briefkasten geworfen wurde ausreichend wäre, ist damit noch nicht gesagt, dass das behauptete Dokument auch in dem betreffenden Umschlag war!

Sichere Zusendung

Im Wesentlichen gibt es drei Möglichkeiten der sicheren Zustellung:

1. Das Einschreiben mit Rückschein und persönlicher Zustellung:
   Dabei wird der Empfänger vom Postboten per Ausweis legitimiert und unterschreibt für den Erhalt des Umschlags. Sie sollten den Inhalt vor dem Versand einem neutralen Zeugen zum Lesen geben und den Brief dann im Beisein des Zeugen in den betreffenden Umschlag stecken und zusammen! zur Post bringen. Nur so können Sie den Einwand des Empfängers entkräften, dass er zwar einen Umschlag erhalten habe, dieser aber leer gewesen sei oder einen ganz anderen Inhalt gehabt habe.
2. Förmliche Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung:
   Der Gerichtsvollzieher erhebt allerdings Gebühren für die Zustellung, Beglaubigungsgebühren und Wegegebühren. In der Summe so um die 20 Euro pro Schriftstück. Weitere Informationen dazu bekommen Sie beim Gerichtsvollzieher.
3. Die sicherste Möglichkeit ist die Überbringung per Boten: 
   Wichtig dabei ist, dass der möglichst neutrale Bote das Schriftstück durchliest, in den Umschlag legt und den Brief persönlich dem Empfänger übergibt. Er kann den Brief auch in den Briefkasten des Empfängers legen. Damit ist er in die Verfügungsgewalt des Empfängers gelangt. Ein solcher Bote könnte im Streitfall bestätigen, dass er den Umschlag inklusive dem betreffenden Inhalt dem Empfänger übergeben oder ihm in den Briefkasten geworfen hat.