Einhaltung der Abrechnungsfrist der Betriebskosten nach § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

Rechtzeitiges Abschicken der Betriebskostenabrechnung genügt nicht, um die Jahresfrist einzuhalten. (Die Abrechnung muss dem Mieter entsprechend § 556 BGB innerhalb eines Jahres zugegangen sein). Dass Unterlagen rechtzeitig zur Post gebracht wurden, ist kein Anscheinsbeweis.

Urteil vom 21. Januar 2009 des BGH Karlsruhe, Aktenzeichen: VIII ZR 107/08

 

Konsequenzen für die Praxis

Der Zugang muss beweisbar sein
Die Gerichte beschäftigen sich immer wieder damit, ob ein Dokument dem Empfänger wirklich zugegangen ist. Das muss der Vermieter vor Gericht beweisen. Dem Empfänger kann nicht zugemutet werden, dass er das Risiko für den Zugang eines Briefs tragen soll. Einen Beweis, dass er das Schriftstück nicht bekommen hat, wird er auch nicht führen können. Wie gestalten Sie als Absender den Zugang von wichtigen Informationen also beweisbar?

Einwurfeinschreiben genügt nicht!
Schicken Sie Dokumente per Einwurfeinschreiben, kann der Empfänger behaupten, dass er das Schriftstück nie erhalten hat. Beim Nachweis der Post, dass die Unterlagen eingeworfen wurden, bleibt nämlich ungeklärt, in welchem Haus und in welchem Briefkasten der Brief gelandet ist. Doch auch wenn der Beweis, dass der Brief im richtigen Haus in den richtigen Briefkasten geworfen wurde ausreichend wäre, ist damit noch nicht gesagt, dass das behauptete Dokument auch in dem betreffenden Umschlag war!

Sichere Zusendung
Im Wesentlichen gibt es drei Möglichkeiten der sicheren Zustellung:

Das Einschreiben mit Rückschein und persönlicher Zustellung. Dabei wird der Empfänger vom Postboten per Ausweis legitimiert und unterschreibt für den Erhalt des Umschlags. Sie sollten den Inhalt vor dem Versand einem neutralen Zeugen zum Lesen geben und den Brief dann im Beisein des Zeugen in den betreffenden Umschlag stecken und zusammen! zur Post bringen. Nur so können Sie den Einwand des Empfängers entkräften, dass er zwar einen Umschlag erhalten habe, dieser aber leer gewesen sei oder einen ganz anderen Inhalt gehabt habe.

Eine Alternative ist die förmliche Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung. Der Gerichtsvollzieher erhebt allerdings Gebühren für die Zustellung, Beglaubigungsgebühren und Wegegebühren. In der Summe so um die 20 Euro pro Schriftstück. Weitere Informationen dazu bekommen Sie beim Gerichtsvollzieher.

Die sicherste Möglichkeit ist die Überbringung per Boten. Wichtig dabei ist, dass der möglichst neutrale Bote das Schriftstück durchliest, in den Umschlag legt und den Brief persönlich dem Empfänger übergibt. Er kann den Brief auch in den Briefkasten des Empfängers legen. Damit ist er in die Verfügungsgewalt des Empfängers gelangt. Ein solcher Bote könnte im Streitfall bestätigen, dass er den Umschlag inklusive dem betreffenden Inhalt dem Empfänger übergeben oder ihm in den Briefkasten geworfen hat.

 

Darum geht es

Vermieter und Mieter streiten um eine Nachforderung von Betriebskosten. Der Vermieter hatte die Betriebskostenabrechnung für 2004 am 21.12.2005 zu Post gebracht. Der Mieter behauptete keine Abrechnung bekommen zu haben - somit seien Nachforderungen aus dem Jahr 2004 ausgeschlossen. Das Gericht folgte den Ausführungen des Mieters.

 

Entscheidung

Eine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter nach § 556 BGB innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode zugegangen sein. In diesem Fall umfasste die Abrechnungsperiode den Zeitraum vom 01.01.2004 bis 31.12.2004. Die Abrechnung hätte dem Mieter also bis spätestens 31.12.2005 zugegangen sein müssen.

Bedient sich der Vermieter zur Beförderung der Abrechnung der Post, wird diese insoweit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters tätig. Der Vermieter hat dann auch ein Verschulden der Post (Versand dauert zu lange oder die Sendung geht verloren) selbst zu vertreten.

Es reicht nicht aus, dass die Abrechnung rechtzeitig versandt wurde. Vielmehr muss der Vermieter Sorge tragen, dass die Abrechnung auch in den Empfangsbereich des Mieters gelangt.